Les langages couramment employés autrefois pour les bases de données (tels que Dbase, FoxPro, Clipper) font place à de nouveaux langages « orientés objet » (comme C et Visual Basic), qui produisent des logiciels dont la maintenance est généralement plus facile à assurer. Si le logiciel est complexe, la liste des options n'en sera que plus longue (voir la section 5.2.1) ; ? Il suffit généralement de constituer de cinq à sept catégories aux fins de cette analyse. Contrôleurs de gestion et auditeurs internes capables de maîtriser les systèmes d’information et de contrôle dans les entreprises industrielles, de services (Contrôleur budgétaire, Analyste des coûts, Contrôleur de gestion industriel, Contrôleur de gestion commercial, Responsable reporting, Contrôleur de gestion en environnement ERP). et la société de services et d'ingénierie informatique qui fournira. De petits remboursements réguliers coûtent plus cher à traiter que des remboursements moins nombreux et plus importants. La longueur du guide pratique et l'ordre dans lequel les informations sont présentées sont liés à cette complexité. Pour éviter toute erreur d'interprétation, les indicateurs ne devraient jamais être interprétés indépendamment les uns des autres. Ce rapport doit contenir des renseignements essentiels sur le compte, tels que le nom de son titulaire, le type de compte dont il s'agit, le taux d'intérêt qui lui est appliqué, le solde minimum qui doit être maintenu, et les liens éventuels avec d'autres comptes. Est-il capable de tenir les informations à jour3 ? Outre le rapport hebdomadaire, les directeurs et les comptables des agences établissent des bilans mensuels et des rapports sur les encaissements et les décaissements, sur la position du fonds mutuel (épargne des membres), sur la réalisation des objectifs dans le mois, sur les prévisions de trésorerie pour le mois suivant (par semaine), sur les demandes de prêts approuvées et sur les évaluations du personnel. ? Ce rapport fournit des informations sur les comptes inactifs : numéro du compte, nom du client, solde, et date de la dernière opération. Le programme coûte 4 000 dollars et la maintenance 1 000 dollars par an. Le logiciel permet aux utilisateurs de traiter les transactions ou de créer des rapports à partir de n'importe quel terminal connecté au réseau. Le chapitre 2 décrit le système comptable d'une institution de microfinance : la plupart des données suivies par un système d'information étant de nature financière, les procédures comptables, et notamment le plan comptable, revêtent une importance cruciale pour le bon fonctionnement du système d’information de gestion. Enfin, le chapitre 6 expose une méthode de planification des opérations et de modélisation des projections financières, différente de celle axée sur les projets, qui est généralement utilisée. Diagramme de la circulation de l'information et quittances numérotées), organigramme fonctionnel ? ? Le rapport sur les abandons de créances énumère les prêts passés en perte à une date donnée, généralement la fin du mois ou du trimestre. Elle exige une excellente compréhension des principes financiers fondamentaux et une connaissance approfondie des opérations et du contexte institutionnel. 16. Description et organigramme du personnel nécessaire et de ses fonctions. Il serait aussi souhaitable d'avoir un système de tenue de dossiers manuel qui puisse être utilisé à la place du système informatique. Par exemple, l'association d'un mot de passe aux fonctions des chargés des opérations de caisse pourrait conférer à ces derniers un accès limité aux données ce qui les empêcherait d'approuver des décaissements ou d'ajuster l'encours des prêts. Ils peuvent opter pour et demander à ses utilisateurs s'ils en sont satisfaits. Ce rapport est le plus important de ceux utilisés par les agents de crédit. Le système d’information 1. Ce rapport énumère tous les comptes d'épargne actifs d'une agence, par type de produit d'épargne. Le RENDEMENT DU PORTEFEUILLE est égal à : Le RENDEMENT DU PORTEFEUILLE est toutefois un indicateur plus fiable de l'évolution de la situation pour la plupart des institutions de microfinance. Elle portent sur des éléments tels que les projections de la croissance économique, les taux d'inflation, la concurrence et l'action des pouvoirs publics. PRODEM, organisation non gouvernementale bolivienne affiliée à ACCION, qui compte plus de 27 000 clients grâce à un réseau de 40 agences, a relevé ce défi et s'est dotée des moyens internes nécessaires pour mettre au point un système d'information adapté à ses opérations. L'objectif est de permettre aux responsables de mieux expliquer la manière dont ils souhaitent suivre les informations aux concepteurs chargés de la création des systèmes de production de ces informations. ? Une organisation peut disposer d'un personnel capable et motivé, mais si ce dernier ne possède pas l'information voulue, il lui sera impossible de donner la pleine mesure de son savoir-faire. L'un des rapports financiers les plus importants, à savoir le compte de résultat retraité, est en fait l'un de ceux que les auditeurs n'examinent jamais. Il est par contre souvent crucial pour elles d'avoir un système qui leur permette de déterminer, en temps opportun et avec exactitude, la situation de leur portefeuille. Les dernières lignes du rapport présentent divers pourcentages cumulés, tels que le pourcentage du portefeuille en retard de plus de 60 jours (somme des colonnes 10 et 11). ». Dans le département du crédit, plusieurs agents de crédit passent les livres de comptes au crible pour déterminer qui a payé et qui n'a pas payé. Les prêts dont le principal est réglé en une seule fois, et dont seuls les intérêts doivent être réglés à intervalles réguliers, sont considérés en retard si un versement au titre des intérêts est en retard, même si le paiement du principal ne l'est pas, et le montant intégral du principal est classé à risque 3. Les enjeux des Ressources Humaines sont multiples et fondamentaux pour le bon fonctionnement global d’une entreprise. ? Il est nécessaire, pour commencer, de constituer un groupe de travail qui interviendra et donnera son avis tout au long de la phase initiale du processus, et de s'assurer que l'institution participe largement à la définition de ses besoins d'information. L'institution définit ses besoins, effectue une première évaluation des diverses possibilités, puis prépare un document d'orientation dans lequel elle présente une ligne d'action. ? Il vaudrait mieux, à leur avis, que les institutions de microfinance se contentent de suivre l'impact de leurs activités seulement si cela est exigé par leurs bailleurs de fonds ou autres parties prenantes. Les informations relatives à la gestion sont principalement utilisées par le directeur général, le directeur financier et les principaux chefs de service. Montant moyen des crédits (diagramme en barres), ? FIGURE 3.1 Modèle de rapport ponctuel à groupements simples, < définir ici les symboles utilisés dans l'intitulé des colonnes >. Les clients qui ont fini de rembourser un prêt et en attendent un autre ne figurent pas non plus dans la liste des clients ayant un prêt actif (bien que l'agent de crédit s'en occupe déjà). ? Le personnel de direction, qui est responsable d'un nombre considérable d'activités, peut facilement être submergé d'informations si celles-ci ne sont pas soigneusement sélectionnées et simplifiées. PRÉVISIONS ET RÉSULTATS, un BILAN SIMPLIFIÉet, chaque trimestre, un TABLEAU DE FLUX DE TRÉSORERIE. Enfin, le bailleur X a pris de nouveaux engagements envers nous et, en attendant, nous avons prolongé notre ligne de crédit auprès de la Banque populaire. D'autres encore sont requises de façon ponctuelle, et le système doit alors être capable de les produire à la demande. ce nouvel accord pouvant donner lieu à un accroissement du montant du principal, à un allongement de la durée du prêt, ou à toute autre modification des conditions du prêt. Le MULTIPLICATEUR DES FONDS PROPRES est un indicateur de levier financier, c'est-à-dire de la mesure dans laquelle l'institution exploite ses fonds propres pour accroître ses ressources disponibles en empruntant. Il n'est pas difficile d'établir un diagramme de circulation de l'information. En mars 1997, ce système était utilisé par plus de 900 bureaux (sièges et agences) d'intermédiaires financiers variés, tels que des mutuelles de crédit, des institutions spécialisées dans le crédit agricole, d'importantes coopératives et des banques commerciales. L'un des éléments fondamentaux de sa stratégie d'expansion consiste à remplacer son système manuel d'information par un système informatique qui permettra à la direction de suivre systématiquement le déroulement des opérations. tâche qu'ils seront incapables de mener à bien dans les délais impartis. Les actifs à court terme recouvrent les disponibilités et les valeurs mobilières négociables, les comptes clients, les créances, et les stocks qui, pour une activité normale, auront un délai de rotation de 12 mois maximum. Gestion des dossiers sur disque optique, ? Opérations à longue distance. Est-il possible d'établir un lien entre le numéro de compte et le code du client ? À l'inverse, les systèmes de suivi du portefeuille ne peuvent s'appuyer sur aucune norme ou principe communément accepté. Portefeuille de crédits en retard depuis plus d'un nombre de jours déterminé (diagramme linéaire), ? Les bailleurs de fonds exigent souvent que les institutions de microfinance leur fournissent des rapports détaillés sur l'emploi des fonds qu'ils leur octroient (encadré 2.1, page 18). Amélioration de l'infrastructure (circuit électrique, sécurité, espaces de travail, contrôle de la température et de l'humidité), ? Dans un système d'information informatisé, le concept de sécurité recouvre la protection des données, le contrôle de l'accès aux données, et la lutte contre la fraude au moyen de programmes superviseurs. Toutes les institutions de microfinance accordent des prêts, reconnus pour être les produits les plus complexes à suivre par le système. L'énormité de la tâche à accomplir explique pourquoi la plupart des institutions de microfinance ont un système déficient : elles ne peuvent consacrer ni les efforts ni l'attention voulus pour mettre en place un système de qualité. Les responsables de l'institution qui envisagent d'élaborer un système d'information de gestion informatique doivent fixer des objectifs réalistes. On ne saurait trop insister sur la nécessité de croiser méthodiquement besoins et conception du système (voir l’encadré 5.3, page 86). sur les activités, l'épargne, le portefeuille de crédits et la situation de trésorerie, le compte de résultat, le bilan et les rapports d'exploitation simplifiés ? Pour beaucoup d'institutions, les questions de méthodologie, la formation du personnel et même la mobilisation de ressources ne sont plus des obstacles fondamentaux à la croissance. Pour informatiser le système, il est possible de retenir l'une des trois options ci-après: Une institution peut décider d'adopter une démarche différente pour son système de comptabilité et son système de gestion du portefeuille. ? Plus important, une base de données permet de créer des systèmes d'information fonctionnels. Il est, par exemple, préférable d'utiliser des termes tels que décaissements et paiements plutôt que débits et crédits dans les relevés des comptes de prêt. Certaines offrent aussi d'autres produits, tels que les comptes d'épargne, les dépôts à terme, les comptes de chèques, les virements, les cartes de crédit ou les polices d'assurance. Le lecteur se reportera, pour cela, aux études de plus en plus nombreuses consacrées à la gestion de la microfinance (voir l'annexe 3). Se reporter à Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor: Managing for Financial Success (Washington, ACCION, 1997, section 2.1) pour une explication plus détaillée du système de la comptabilité indexée. Le système d'information d'une entreprise de service : variante exemplative. Le numéro de compte se compose d'un chiffre et d'une lettre : le chiffre indique l'emploi qui est fait des ressources qui y sont enregistrées et la lettre le bailleur de fonds des ressources en question. Lorsqu'il reçoit un versement, l'employé remplit un récépissé, et les informations qu'il y porte sont entrées ultérieurement dans l'ordinateur. Fonctionne sur PC autonome et sur des réseaux gérés par Novell ou Windows NT. Dans les agences ? ? Cette phase comporte plusieurs étapes qui peuvent être assez longues, mais n'exigent pas nécessairement d'être accomplies en séquence. Les institutions de microfinance assujetties aux réglementations imposées par un organisme extérieur doivent produire des rapports pour les autorités compétentes, qui imposent un certain format et l'emploi de certaines définitions. Il compare les charges d'exploitation de l'institution (mensuelles ou annuelles) et l'encours moyen de son portefeuille de crédits pour la même période. Les clients sont des particuliers, des trusts, des sociétés ou des groupes. Margaret Bartel et al., Fundamentals of Accounting for Microcredit Programs, GEMINI, 1994. S'attend-on à ce que des problèmes de centralisation ou de décentralisation se manifestent ? L'absence de système de conversion des monnaies. 3. Un système manuel, certes plus facile à comprendre, est le moyen le plus sujet à erreur et le plus inefficace de stocker et d'extraire des données financières. », « Si seulement j'avais su ça il y a six mois ! Ce rapport indique le nombre et le montant des crédits classés à risque par classe d'ancienneté pour chaque agent de crédit d'une agence. Cependant, beaucoup d'entre elles n'ont ni le personnel nécessaire pour exploiter un système d'information de gestion complexe et rigoureux, ni les ressources financières requises pour acheter un système commercial ou concevoir un système d'information répondant à leurs besoins. Si ceux-ci ne peuvent garantir qu'il ne se produira aucune utilisation frauduleuse ou perte de données, ils doivent du moins permettre de réduire l'ampleur des problèmes. La plupart des institutions de microfinance considèrent qu'un compte d'épargne est inactif lorsqu'il ne fait l'objet d'aucune opération pendant une période déterminée. des systèmes d’information de gestion, les organisations du système des Nations Unies devraient, sous la direction du Secrétaire général de l’Organisation des Nations Unies en tant que Président du Conseil des chefs de secrétariat des organisations du système … 5.1.3 Étape 3 : Détermination de ce qui est faisable. ? L'annexe 3 passe en revue certains ouvrages qui seront utiles aux institutions se dotant d'un système d'information ; et, pour finir, l'annexe 4 présente certaines informations sur des logiciels de systèmes d’information de gestion internationaux. ? Si le client a effectué un versement partiel, le montant impayé est enregistré dans cette colonne. Achat du matériel (serveurs, ordinateurs, imprimantes, cartes réseau, sources d'électricité d'appoint, générateurs, unité de sauvegarde sur bande, câbles), ? Il est essentiel que les directeurs des institutions de microfinance soient en mesure de gérer les flux de trésorerie. Or, il est possible de résoudre ces deux problèmes en préparant de bons documents de référence et en donnant une solide formation aux intéressés. Quand le système sera en place, la maintenance sera assurée par les spécialistes des systèmes d'information de COMPARTAMOS, qui ont totalement accès au code source aux termes de l'accord conclu avec la société informatique. 1.1 Pourquoi l'information est-elle aussi importante ? Ce retraitement prend en compte les baisses de valeur des fonds propres en multipliant la valeur moyenne desdits fonds propres par le taux d'inflation (figure 2) 9. Il convient également d'y indiquer les intérêts dus au client à la date de clôture. Leur constatation est reportée à l'exercice durant lequel le service ou le bien est fourni. Elle donne les formules précises de tous ces ratios, qui proviennent, pour la plupart, des rapports financiers de la première partie, et explique rapidement comment les interpréter. Certification des établissements de santé – Guide thématique des experts-visiteurs – Gestion du système d’information | 6 Il existe une politique de sécurité du SI (PSSI) de l’établissement formalisée (5b E1- EA1 ; indicateur HN2 P3.1)3. Le crédit est généralement le moteur des institutions de microfinance. Les avis fournis par les programmeurs par une autre institution, il lui faut consacrer suffisont souvent dictés davantage par leurs préférences que samment de temps à l'examen de son fonctionnement par les besoins de l'institution. Il est possible de créer un journal témoin au moment de la sauvegarde des transactions financières dans le système, par exemple en sauvegardant également les informations sur la saisie des données telles que l'identité de l'utilisateur, l'heure et la date de l'opération. Un système d'information de gestion peut donc utiliser un tableur pour compléter la base de données qui gère l'essentiel des données. Tous les paiements dus au 1er mai sont exclus, même si l'on est déjà le 5 mai. Il est possible d'obtenir des informations sur les adresses et les prix en s'adressant directement à l'organisateur ou à la FAO. Lorsque le système permet de saisir des informations sur les efforts de recouvrement, telles que la présentation d'avis d'impayés au client ou à ses garants, lesdits renseignements peuvent être inclus dans le rapport, et le directeur de l'agence peut s'assurer que les procédures de recouvrement sont bien respectées. Par ailleurs, un système de contrôle de gestion exige, en appui, un système d’information performant et adapté. Par exemple, un compte bancaire est classé dans les comptes d'actif tandis que les salaires sont des charges. Copies des derniers états financiers vérifiés ? Phase 2 : Évaluation détaillée et conception. Le taux d'intérêt de ses prêts restera gelé jusqu'à ce que les prêts aient été remboursés et que les fonds recouvrés puissent être prêtés à un taux plus élevé. Il peut, de même, être nécessaire d'établir des états financiers mensuels avant les réunions périodiques du conseil d'administration. Le système d'information de gestion est l'une des clés les plus importantes mais les moins bien comprises du succès d'une institution de microfinance. En juin 1995, 87 % des prêts en cours étaient remboursés conformément au calendrier établi. Nous tenons aussi à remercier tout particulièrement la Women's World Banking qui a fourni à l'équipe tous les documents et analyses préparés dans le cadre d'une étude antérieure des systèmes d’information de gestion, ACCION qui a présenté le système d'examen CAMEL, ainsi que Robert Peck Christen, Tony Sheldon, Peter Marion et Bill Tucker qui ont apporté de précieux conseils et ont permis d'utiliser les résultats de leurs travaux antérieurs. 5.3.1 Étape 1 : Développement du logiciel. Grâce à son service interne de spécialistes, PRODEM est en mesure d'actualiser et d'adapter régulièrement son système d'information pour répondre aux besoins des usagers et développer ses services-clients. ? Enfin, il est nécessaire de modifier le code du programme pour pouvoir prendre en compte les nouveaux flux d'information et processus décisionnels. Dans un environnement concurrentiel, l'institution qui détient de meilleures informations dispose d'un net avantage. Si ce n'est pas le cas, la direction peut alors prendre des mesures bien à l'avance pour accroître les rentrées ou réduire les décaissements, et éviter de devoir suspendre les activités de l'institution par suite d'un problème de liquidité (la ligne 2 du modèle de rapport montre qu'ESSOR a besoin d'une subvention tous les deux mois pour couvrir un éventuel manque de liquidité). D'autres, de plus en plus nombreuses, ont pu étendre la portée de leurs opérations pour offrir leurs services à des milliers, voire des millions de clients pauvres. C'est en fonction de ces facteurs qu'elle doit choisir entre l'installation d'un ordinateur de back-office unique et celle d'un réseau informatique (voir la section consacrée ci-après aux opérations en réseau). Le système d'information de gestion automatisé : concepts et champ d'application --Chap. Voir la figure G4 : MODÈLE DE SECTION REGROUPANT LES INDICATEURS D’ACTIVITÉ. Identifier précisément les besoins en matière d'information. Les frais de services de consultants ou les évaluations payées par l'institution de microfinance, parce que commandités par le bailleur de fonds, font exception à la règle et sont considérés comme des charges exceptionnelles. Dans un système de comptabilité d'engagement, cette dotation aux provisions joue le même rôle que le compte 5110, et permet d'ajuster le montant des intérêts à recevoir en fonction des pertes attendues. Efficiency of Credit-Granting NGOs, Development and Finance, 1996. Toutefois, les petites institutions ont probablement intérêt à ne pas établir de passerelle informatique entre les comptes des clients et ceux du grand livre. Toute modification, aussi minime soit-elle, doit être testée et soigneusement déboguée car elle peut avoir des répercussions sur d'autres segments du programme apparemment indépendants. Le volume d'information brassé est considérable parce que BRAC saisit chaque semaine sur ordinateur les données relatives aux emprunts et à l'épargne de chaque emprunteur (et non des groupes ou des centres). Nous avons pris des mesures pour résoudre ces problèmes. les approbations enregistrées dans la base de données (pour les prêts). Certains de ces utilisateurs extérieurs se serviront de l'un ou l'autre des trois types d'information. Yves Roy. Les tableurs ont été conçus pour analyser des données. ? Comptabilisées séparément des produits des services financiers. Lorsque l’on établit le budget d’un système d’information de gestion ou que l’on compare les prix de différents systèmes, il est important de considérer le coût total, y compris celui de la maintenance et de l’appui technique. Il importe, pour calculer le RATIO DE LIQUIDITÉ IMMÉDIATE, d'exclure du dénominateur tout actif liquide correspondant à des subventions de bailleurs de fonds affectées à un usage spécial, ces dernières ne pouvant servir à couvrir les engagements. Il est important de s'assurer que les rapports fournissent les informations requises au moment où l'institution en a besoin. La plupart des méthodes employées pour les caisses de crédit villageoises n'entrent toutefois pas autant dans les détails. Les lecteurs utilisant le système de comptabilité français noteront, en revanche, que de nombreuses différences existent entre les deux systèmes de comptabilité. Traitement des transactions à des guichets automatiques (GAB), sur réseau ou en ligne, ? Dans quelle mesure sera-t-il nécessaire de former les utilisateurs ? Une institution peut être noyée sous les données, sans pour autant avoir beaucoup d'informations. Dans les institutions qui offrent des prêts collectifs à des groupes, le système d'information devra produire un rapport indiquant tous les membres de chacun des groupes, ainsi que toute autre information pertinente contenue dans le système sur lesdits groupes et leurs membres. BRAC a découvert que 32 % seulement des prêts en cours (soit un pourcentage bien plus faible qu'il ne le pensait) étaient remboursés conformément au calendrier, que les taux d'impayés étaient bien plus élevés pour certains secteurs que pour d'autres, et que la probabilité de remboursement des prêts en retard chutait à mesure que le nombre d'échéances manquées augmentait.
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