La présentation de ce rapport suit le plan comptable parce que c'est généralement sur cette base que le budget est établi. Dans l'idéal, le système d'information de gestion devrait être indissociable des procédures opérationnelles de l'institution. La conduite du projet est assurée par trois groupes : • Groupe de pilotage. Les institutions de microfinance reçoivent parfois des subventions en nature qui n'apparaissent pas dans leurs états financiers, tels que des immobilisations, des espaces de bureau ou des conseils techniques (figure 3). ? La présentation des projections des flux de trésorerie varie d'une institution à l'autre, selon les services offerts et la structure du financement. ? Le lecteur se reportera, pour cela, aux études de plus en plus nombreuses consacrées à la gestion de la microfinance (voir l'annexe 3). Bien que la série de base proposée dans ce chapitre se compose de 38 rapports, les utilisateurs constateront que moins d'une douzaine d'entre eux satisferont, globalement, 80 % de leurs besoins d'information (des exemples des rapports mentionnés dans le texte sont présentés à la fin de cet ouvrage). Une base de données se distingue aussi par le fait qu'elle nécessite l'application systématique de règles bien définies. Comptes dont le numéro se termine par un 1 (par exemple, 1711) : amortissements ? Il n'est pas difficile d'établir un diagramme de circulation de l'information. L'objectif est de permettre aux responsables de mieux expliquer la manière dont ils souhaitent suivre les informations aux concepteurs chargés de la création des systèmes de production de ces informations. Les programmes superviseurs ne suffisent pas en euxmêmes. Deux clients ont pris rendez-vous avec des agents de crédit. Ce type de prêt n'ayant pas été pris en compte au départ, il ne peut être traité avec le modèle conceptuel en place. Ils peuvent inclure les sommes versées par les investisseurs ou les bailleurs de fonds et les bénéfices non distribués. Par exemple, un directeur d'agence devrait détenir des statistiques non seulement sur les activités de son agence et de chacun de ses agents de crédit, mais aussi sur celles des autres agences. Le second présente 11 ratios calculés pour évaluer les risques associés au crédit et aux taux d'intérêt, la liquidité, le levier opérationnel, l'adéquation du capital par rapport aux besoins, les coûts marginaux et le seuil de rentabilité. Dans bien des cas, elles concernent des systèmes informatisés qui ne fonctionnent jamais tout à fait correctement ou qui ont tendance à tomber en panne juste au moment où l'institution a pris l'habitude de s'y fier. ? Compte de résultat développé, résultats et prévisions, 4140              Produits des autres commissions, Utilisateurs :       Cadres de direction, conseil d’administration. Comme ils l'emportent avec eux dans leurs déplacements sur le terrain, ce rapport doit être de taille raisonnable et, dans l'idéal, ne compter que quelques pages de format lettre ordinaire. Il est important de travailler avec des programmeurs qui sont non seulement d'excellents codeurs mais aussi comprennent les applications financières. Ce rapport donne la liste des clients ayant fait un versement à une date spécifique, pour que les agents de crédit vérifient si leurs clients ont effectué un remboursement depuis le dernier rapport sur les impayés. Les cadres de direction, le personnel de terrain, les membres du conseil d'administration et les responsables du système d'information sont rarement au fait de tous les besoins de leur institution : même s'ils savent qu'il est nécessaire de surveiller certains indicateurs clés ? Il lui est alors possible d'entrer de fausses informations sur les versements et d'altérer l'état d'un compte. Une institution exploite ses informations à trois niveaux : la planification stratégique, le contrôle de gestion et le contrôle des opérations ; elle les utilise en outre à une quatrième fin, à savoir la communication avec l'extérieur. Ce compte ne doit être tenu que dans les systèmes de comptabilité d'engagement. En cas de remboursement tardif, les intérêts sont-ils majorés ? Si les réglementations locales ne précisent pas le pourcentage de chaque groupe de prêts en retard qu'il convient de retenir pour constituer des provisions, l'institution devra s'efforcer de définir une fourchette de pourcentages à partir des observations rassemblées sur un ensemble de prêts antérieurs et utiliser un système normalisé de 10, 25, 50 et 100 pour cent dans l'intervalle. Note : Crédits en retard, improductifs ? Les charges financières seront affectées à chaque programme proportionnellement à la part des fonds empruntés revenant à chacun d'entre eux. Une fois qu'ils ont conclu une transaction, ils l'enregistrent sur un ordinateur portable et non sur un formulaire imprimé ? Pour les raisons indiquées dans la section 5.2.1, il est beaucoup plus facile de trouversur le marché un bon logiciel de comptabilité qu'un bon logiciel de gestion du portefeuille. Les institutions de petite taille peuvent combiner ce rapport et le rapport C5. Si l'on a détecté l'existence d'un écart de rendement entre le rendement théorique (contractuel) et le montant des intérêts effectivement perçus, il faut utiliser les montants effectivement reçus pour établir les projections jusqu'à ce que l'on ait pu expliquer et résoudre le problème de l'écart en question (se reporter à la section 4.7.2 pour de plus amples détails sur l'écart de rendement). Un bon système d'information produira donc des rapports hiérarchisés, en partant de rapports d'exploitation développés, destinés aux agences, pour parvenir aux états financiers récapitulatifs et aux données d'exploitation simplifiées dont ont besoin la direction et le conseil d'administration. opération coûteuse et longue. Cette section présente quatre indicateurs de croissance de base qu'une institution devrait suivre sur une base régulière (mensuelle ou trimestrielle) pour s'assurer qu'elle continue d'avoir les capacités nécessaires pour gérer son portefeuille. CTI est en train de mettre en place un centre d'appui (distributeur) de langue espagnole à Porto Rico. évaluation détaillée des logiciels ? On pourrait, par exemple, décider qu'une institution appliquant de rigoureux principes d'abandon de créances en retard depuis 30 jours a un portefeuille sain au seul vu de l'indicateur du PORTEFEUILLE À RISQUE, mais se faire une idée plus juste de la situation en considérant également le TAUX D’ABANDON DE CRÉANCES. Dans le contexte du présent guide pratique, un système d'information de gestion est une série de procédures et d'actions effectuées pour saisir des données brutes, les transformer en information utilisable et transmettre cette information aux utilisateurs sous une forme adaptée à leurs besoins. Le plan comptable, l'ensemble des formulaires qu'utilise une institution ? Les institutions de microfinance qui mobilisent de l'épargne dans des comptes de dépôt doivent produire une série de rapports sur cette épargne. ? Permet d'exporter des données vers Excel, Quattro Pro et Lotus. Ce guide pratique étant le premier de ce type, les observations tirées de son application révéleront certainement des domaines dans lesquels des améliorations devront être apportées. L'ordre des rubriques, mais aussi le regroupement des informations, peut différer d'un système à un autre. Une légende explique, à la fin du rapport, tous les symboles employés. Partenaires, plaidoyer et communication pour des changements sociaux 8. Les informations nécessaires au contrôle de gestion auront trait aux résultats obtenus en matière de remboursement par agence, par ligne de crédit ou par agent de crédit. ? Academia.edu uses cookies to personalize content, tailor ads and improve the user experience. Il n'existe aucun programme du type WordPerfect ou Lotus 1-2-3 qu'une institution puisse commander, installer et utiliser pour satisfaire 80 à 90 % de ses besoins d'information. En d'autres termes, lorsque celle-ci se dégrade, l'indicateur doit systématiquement enregistrer une détérioration. Structure des dispositifs de sécurité et niveaux d'accès. Elles pourront néanmoins juger intéressant d'analyser la manière dont sont conçus les systèmes d'information et certains des modèles de rapport présentés dans le guide pratique. Il a identifié les besoins d'information de l'institution, déterminé ce qui était faisable et effectué une évaluation initiale des options possibles dans ces conditions. mais ces analyses, moins fréquentes, pourront être effectuées manuellement, en entrant les fichiers de données dans un tableur ou en utilisant un utilitaire d'édition (c'est-à-dire un logiciel qui permet de définir et de produire des rapports sans passer par un programme en langue source). ? pour approuver un prêt ou négocier avec un client défaillant, par exemple. Les employés qui opèrent sur le terrain ? Appui technique peu coûteux sur Internet. Bien que le présent ouvrage ne soit pas un manuel de comptabilité, il examine, dans ce chapitre, les éléments d'un système de comptabilité qui influent sur la conception et l'utilisation d'un système d'information de gestion. Les états financiers retraités internes doivent faire état des calculs relatifs à ces réserves. Par exemple : ? Il présentera, avec concision, toutes les informations nécessaires sur une seule ligne pour en faciliter l'examen, ainsi que tous les renseignements pratiques utiles pour éviter au personnel d'avoir à rechercher l'information par ailleurs. La gestion du système éducatif dans son ensemble, constitue un levier majeur sur lequel les gouvernements comptent pour renforcer les systèmes de formation professionnelle. Les contributions du système d'information à l’organisation 1.1. Une institution opérant à la fois en zone urbaine et en zone rurale peut suivre l'évolution du pourcentage des prêts décaissés dans les zones rurales n'ayant qu'un accès réduit aux services financiers. Identifier précisément les besoins en matière d'information. • Groupe de projet. Les clients sont des particuliers, des trusts, des sociétés ou des groupes. Un système de numérotation à cinq chiffres, par exemple, permet de traiter 99 999 comptes. Taille moyenne des prêts. Nul besoin de préciser l'importance de disposer d'un accès direct avec les zones les plus intimes du système d'information afin de collecter les éléments les plus significatifs de la marche de … FIÉ? Le système téléphonique peut-il assurer les services de télécommunications internes envisagées ? Les catégories définies par la balance âgée des crédits devraient normalement correspondre à la périodicité des remboursements. Le processus comporte quatre phases qui sont décrites en détail dans ce chapitre : ? Son auteur cherche, ce faisant, à déterminer, au-delà des ratios couramment employés, la productivité interne de l'institution et la mesure dans laquelle elle s'acquitte de sa mission. Les institutions et les entreprises financières traditionnelles utilisent de préférence le RENDEMENT DES FONDS PROPRES pour comparer leurs résultats. La structure et le niveau de détail du plan en question déterminent en effet le type d'informations que les gestionnaires de l'institution pourront obtenir et analyser. Cela ne signifie pas que les institutions doivent repousser l'élaboration de leur système jusqu'à ce qu'une nouvelle et meilleure version soit devenue disponible ; il faudra bien sûr procéder à des mises à niveau (ce dont il faudra tenir compte dans les plans d'équipement), mais cela ne sera certainement pas nécessaire tous les ans. Elle donne les formules précises de tous ces ratios, qui proviennent, pour la plupart, des rapports financiers de la première partie, et explique rapidement comment les interpréter. Sorry, preview is currently unavailable. Les institutions de microfinance offrant des services décentralisés doivent aussi suivre la productivité de chacune de leurs agences. Les systèmes comptables doivent être conformes aux normes comptables internationales de base établis par des organismes tels que le Comité international de normalisation comptable (International Accounting Standards Committee IASC). De nombreuses institutions ont mis au point leurs propres méthodes pour effectuer des projections des remboursements sur la base de leurs méthodes de crédit et de leurs résultats antérieurs. Le directeur financier annonce que le compte bancaire de l'institution n'est plus approvisionné et qu'il faut suspendre les décaissements de prêts pendant une semaine. Il est fréquemment nécessaire ? Les mécanismes de protection de l'intégrité des données visent à protéger les données de toute perte accidentelle ? Le contrôle de gestion et les systèmes d’information. Est-il possible d'incorporer un chiffre de contrôle ? Description et exemples de toutes les sorties d'imprimantes et des rapports qui seront générés par le système. Ce rapport est considéré, avec le bilan et le compte de résultat, comme étant l'un des trois rapports financiers essentiels que doit produire un système de comptabilité. – Système d’information du contrôle stratégique – Système d’information sur l’environnement; Le contrôle de gestion intervient essentiellement sur les 2 premiers et peu sur le système d’information sur l’environnement (indicateurs de satisfaction des clients, sur les meilleures pratiques de la concurrence. Ces différentes options sont toutes aussi valides ; l'intérêt qu'elles peuvent présenter pour une institution dépend de la structure de cette dernière. Certains bailleurs de fonds préfèrent que les ressources qu'ils procurent soient verséesdans un compte bancaire distinct, comme nous l'avons fait dans le présent exemple pour des raisons de simplicité. TARD PAR AGENT DE CRÉDIT) ainsi que des rapports qui comparent les activités des différents agents de crédit de leur institution (comme le rapport C4 : ÉTAT RÉCAPITULATIF DU PORTEFEUILLE ÀRISQUE PAR. ? ou par Christen qu'au RATIO DE LIQUIDITÉ IMMÉDIATE19. ? Le premier analyse le MONTANT MÉDIAN DES PREMIERS PRÊTS (consentis par l'institution à un client). Ce rapport est le plus important de ceux utilisés par les agents de crédit. Là encore, cette décision est subjective ; l'important est qu'elle fasse l'objet d'un consensus. Chaque logiciel de suivi des prêts est différent, tant du point de vue de l'information qu'il vise que du type de rapports qu'il produit et, surtout, des possibilités qu'il offre. ? Le système entreprise Une entreprise est une organisation économique intégrée dans un environnement, dotée d’une autonomie juridique et combinant des facteurs de production pour produire des biens et services destinés à être vendus sur un marché. ce qui n'est pas si rare ? Il est possible d'établir un rapport similaire pour ventiler le portefeuille à risque par produit et comparer, de la même manière, les résultats obtenus par les agences pour un produit spécifique plutôt que pour le portefeuille. Il couvre l’ensemble de l’organisation, mais il ne traite que les informations gérables, plus Numérotation des comptes. Ces cadres de direction doivent pouvoir examiner des données sur l'emploi des ressources pour déterminer si ces dernières sont utilisées comme prévu, en se fondant sur les rapports financiers et les rapports d'activité qui comparent les résultats obtenus aux prévisions et aux objectifs annuels. Les institutions de microfinance ont d'autres besoins en matière de gestion de l'information, notamment pour la gestion des ressources humaines. Si le système est déjà informatisé, l'analyste doit se demander comment un environnement différent (par exemple, un réseau ou un système client-serveur) pourrait influer sur les processus. Lorsqu'une institution compte un grand nombre de bailleurs de fonds, l'emploi d'un système de comptabilité par origine des fonds peut considérablement alourdir la charge de travail administratif et les frais d'exploitation. Généralement, sur une longue période le TAUX D’ABANDON DE CRÉANCES doit avoir une valeur proche de celle du TAUX DE PROVISION POUR CRÉANCES DOUTEUSES. Et l'institution a-t-elle une culture d'innovation, autrement dit est-elle encline à modifier ses produits et ses procédures et à explorer de nouvelles voies, ou bien a-t-elle tendance à s'en tenir aux opérations qui ont déjà fait leurs preuves ? L'ADEMI, en République dominicaine, est l'un des premiers grands programmes de microfinance d'Amérique latine ; c'est aussi l'un des premiers à avoir adopté un système d'information. Rapport sur la concentration de l'épargne, B7 : CLIENTS EN ATTENTE PAR AGENT DE CRÉDIT, B8 : RAPPORT SUR LES VERSEMENTS JOURNALIERS. 19. Il doit être distribué au personnel au moins une fois par semaine, pour lui permettre d'en exploiter sans tarder les informations et suivre la progression des prêts en retard. une analyse de l'impact social (création de revenu et d'emplois). ? Le fait de travailler à partir d’un serveur équipé d’une base de données unique associée à de multiples modules interconnec-tés permet d’exploiter les informations du système Les employés traitant l'opération écrivent sur un reçu les informations qui seront saisies ultérieurement. grands problèmes qui se posent dans chaque domaine, mais s'appuyer sur l'équipe du personnel de direction pour les travaux d'analyse et la formulation de recommandations. 8, 1.6 Puis-je trouver des logiciels standards de systèmes d’information, de gestion qui répondent à mes besoins ? Academia.edu no longer supports Internet Explorer. L'acquéreur peut, pour un montant additionnel, demander sa personnalisation et la conversion des données. Description de tous les types de comptes de prêt et opérations par chèques        d'épargne. ), et, par conséquent, dans les filières spécialisées en RH.